Современная жизнь настолько быстротечна, что кажется будто времени в стуках значительно поубавилось. И если еще в не таком далеком прошлом веке часов в сутках было 24, то сейчас, кажется, максимум 20. А если еще вычесть 8 часов на сон и 8 часов на работу, то на жизнь совершенно не остается времени. И это при том, что современные технологические выдумки, казалось бы, должны существенно экономить время: быстро справляться с домашней работой нам помогает умная техника, экономить время на передвижениях – транспорт, рабочие вопросы можно решать, не отходя от компьютера, подключенного к сети. Тем не менее успевать все вовремя становится все сложнее и сложнее. Особенно на работе. Рабочее время часто обратно пропорционально задачам, которые ставит перед нами должностная инструкция и требования руководства. Как успевать все на работе и стать повелителем времени?

Как заставить работать рабочее время на себя?

Инструкция по организации рабочего времени поможет:

• грамотно планировать рабочее время;
• расставлять приоритеты;
• концентрироваться на главном;
• легко вкладываться в установленные временные рамки;
• быть готовым к форс-мажорам;
• делать работу быстро, но эффективно.

Купите красивый органайзер для планирования рабочего времени

Сделайте первый шаг самоорганизации через порог магазина канцтоваров, и приобретите красивый рабочий ежедневник. Такая покупка прекрасно стимулирует, вызывая желание делать записи и пометки. Органайзер «прокачивает» внутреннюю важность и создает деловой образ, но главная его заслуга – он систематизирует время и вам становится видна общая картина вашей занятости. Кроме того, вырабатывая привычку вести деловой ежедневник, вы становитесь дисциплинированным. А это главное качество человека, который умеет рационально распоряжаться временем.

Планируйте свой рабочий день, неделю, месяц

Управление рабочим временем начинается с планирования дня. Но лучше, если вы приучите себя планировать свою работу на месяц вперед, дополняя недели новыми предстоящими задачами. Цели, задачи, планы и графики, зафиксированные на бумаге, будут выполнены быстрее, чем устные. Рядом с заданиями ставьте пометку с крайним сроком их выполнения.

Предусматривайте рабочие форс-мажоры

Жизнь примечательна своим талантом импровизировать и вносить непредвиденные ситуации даже в самый тщательно спланированный рабочий день. Поэтому лучше «запланировать» эти форс-мажоры, и организовать свой график так, чтобы в нем было время с запасом. Наличие такого «хвостика» позволит без значительных потерь покрыть внезапно свалившиеся на голову дела. Особенно это важно в работе с ненормированным рабочим режимом. Если же форс-мажор не случится, высвободившееся время всегда можно использовать для отдыха или же для неспешного выполнения текущих задач.

Определяйте приоритетность дел

Задачи бывают разными по степени важности. В приоритете должны оставаться самые срочные, важные и сложные дела. Со срочными и важными все понятно, а вот сложными вопросами (хотя, возможно, и менее важными) стоит заняться в первую очередь, поскольку они, как правило, малоприятны. На них к концу дня может просто не хватить желания и решимости, а соответственно, и сил. Растянутые во времени задачи отнимают уйму энергии, поскольку вы их тяжелым грузом носите в своей голове. Вы постоянно к ним мысленно возвращаетесь и затрачиваете колоссальные силы, даже еще не приступив к их выполнению. Привычка определять степень важности дел позволит эффективно распределять силы и время.

Грамотно управляйте трудоемкими и мелкими делами

Сложные дела старайтесь разбить на несколько частей. Так они покажутся вам незначительными, а значит, простыми в исполнении. А вот в мелких, несложных и маловажных задачах кроется опасный подвох. Все несрочные звонки, рабочая корреспонденция, электронная переписка или порядок на рабочем столе, если не будут выполнены вовремя, перерастут в большой объем и будут висеть Дамокловым мечем. Поэтому усвойте главное правило «двух минут»: работу, на выполнение которой требуется не больше 10 минут, делайте по мере ее поступления. Времени она много не отнимет, но такая привычка избавит вас от рабочих завалов.

Не позволяйте воровать свое время

Если бы вы хоть раз задались целью собрать кажущиеся незначительными минуты на перекуры, зависания в соцсетях, личные телефонные разговоры, чаепития и пустые разговоры с коллегами, вы бы очень удивились количеству времени, которое уходит в никуда. Конечно, исключить полностью эти отвлекающие факторы не получится, но сократить их можно и нужно. Избавьтесь от плохой привычки курения или уменьшайте количество перекуров, сведите до минимума онлайнобщение в соцсетях, запретите себе частые перерывы на кофе и попросите родных и друзей не беспокоить вас без острой необходимости в рабочее время.

Делегируйте рабочие полномочия

Не стесняйтесь перекладывать объемные участки работы на плечи коллег. Особенно, если в ваши обязанности пытаются вменить работу не по вашей специальности. Но даже если у вас случился завал исключительно вашей работой, просите менее занятых сотрудников помочь вам с отчетом, переложив на них посильные задачи. А лучше идите с просьбой разделения труда к начальству. Пусть вам официально выделят помощников. В ином случае ваша зарплата должна соответствовать непомерной загруженности. Тогда вы будете понимать, за что ваш рабочий график вышел за рамки рабочего времени.

Всегда планируйте в процессе работы отдых

Любой, даже самый плотный рабочий график, должен вмещать время на отдых. Не доводите себя до состояния загнанной лошади. Вряд ли это кто-то оценит по достоинству, а вот ваша эффективность и ценность будут под большим вопросом. К тому же вы сами быстро утратите интерес к работе, но главное – пострадает ваше физическое и моральное здоровье. Только в крайних случаях продлевайте работу за счет отдыха. Когда же составляете свой рабочий план, обязательно резервируйте хоть минуты на короткий отдых, отводите время для обеда и планируйте перерывы в работе с компьютером. И еще станет хорошей привычкой выделять себе после обеда 20 минут, чтобы подвести итоги сделанной работы, сопоставить затраченное время с выполненными задачами и скорректировать текущие цели. Это позволит держать время под контролем, а значит, быть его повелителем.

Наверно каждому из нас хочется успевать в этой жизни как можно больше.

Успевать учиться, успевать общаться с друзьями, успевать полноценно и интересно отдыхать, успешно совмещать работу и домашние обязанности, эффективно совмещать работу и воспитание детей.

По факту же получается, что очередной день кончился, а почитать интересную книгу так и не получилось, вместо тренажерного зала пришлось бежать в магазин за детским учебником, в квартире не убрано, а на работе очередной завал работы. Да и с учебой или повышением уровня своих знаний не все так радужно.

Чтобы не превращать свою жизнь в постоянную гонку за «последним вагоном», не чувствовать угрызения совести за очередной бестолковый день, необходимо срочно научиться рационально распределять свое время.

О том, как все успевать на работе и дома, с пошаговыми практическими советами и инструкциями, вы узнаете, прочитав эту статью.

Шаг первый: необходимо определиться со своими приоритетами

Понять, что для вас сейчас является наиболее важным, понять, чего вы на самом деле хотите, и что вы сейчас выполняете необходимую работу и предпринимаете именно те действия, которые благотворно скажутся на вашем будущем, - это наиболее сложный и трудоемкий шаг к успеху.

Что необходимо сделать:

1. Взять лист бумаги и записать на нем все, что вы, по вашему мнению, не успели или не успеваете сделать в течение дня, или в течении недели, или в течении месяца.
2. Пишите все, что приходит вам в голову.
3. Нужно обязательно записывать. Записывая все свои нереализованные действия на бумаге, вы их непроизвольно структурируете, уже подсознательно определяя для себя приоритеты.
4. Написали? Отлично. Теперь отложите этот лист бумаги в сторону и возьмите другой.
5. На втором листе необходимо написать все, что вы хотите успевать завтра, на следующей неделе, или в ближайшие пол - года – год. То есть ваши планы на будущее. Например, это могут быть следующие позиции: поддерживать квартиру в чистоте, прочитать 10 книг, выучить английский язык, вовремя сдавать отчеты на работе или успевать выполнять рабочие обязанности, заниматься спортом не менее одного часа в день, и т.п..
6. После того, как вы подробно описали дела, которые не успели сделать и дела, которые хотели бы выполнять, сравните эти два листа.
7. Как правило, в начале списка любой человек интуитивно отражает свои приоритетные действия, то есть дела, своевременное выполнение которых беспокоит их больше всего.
8. Далее вам необходимо составить следующий, третий список, в котором отразить всего 10 действий. Действий, которые вам на самом деле необходимо выполнять, и которые вам на самом деле нужны. Если вы напишете более 10 таких позиций, вы снова будете распылять свое время, и опять не будете успевать.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, учитесь или работаете, сидите дома или занимаетесь фрилансом, имеете детей, сидите в декретном отпуске или только собираетесь вступать в брак, список может быть следующим:

1. Работа и рабочие обязанности
2. Дети, уход за маленькими детьми
3. Домашние обязанности (уборка, приготовление пищи, стирка и т.п.)
4. Общение с родственниками, уход за престарелыми родственниками
5. Общение с друзьями
6. Учеба, дополнительное образование, повышение квалификации
7. Изучение иностранного языка
8. Занятия спортом
9. Чтение книг
10. Отдых (сон)

Составьте свой список приоритетных дел, в котором должно быть не более 10 пунктов. Именно этим списком вы будете руководствоваться в ближайшие несколько месяцев. На нашем сайте сайт вы сможете найти много полезных советов по организации своего времени, ведении домашнего хозяйства, а также множество лайфхаков по экономии семейного бюджета и накоплении денег.

При этом, вам необходимо понимать, что вы в любое время, в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств или ваших желаний и потребностей, вы вполне можете скорректировать и свой список приоритетных дел, и перераспределить свое время исходя из уточненного списка.

Выявляем поглотители времени

Выявление так называемых «поглотителей времени» - также является важным шагом в процессе рационального распределения времени.

Для того, что бы выявить поглотители времени, вам необходимо подробно, с точностью до 15 минут расписать, как проходит ваш день. С момента пробуждения до времени отхода ко сну. Для этого лучше всего подойдет лист бумаги – именно записи, как я уже говорила, позволяют наиболее структурировано и наглядно разложить свои действия по времени.

Постарайтесь записать на бумаге все, что вы делали каждый день на прошлой неделе. С утра понедельника до окончания дня воскресенья, с точностью до 15 минут.

Все промежутки времени, в отношении которых вы не смогли вспомнить, чем занимались, - это ваши прямые и очевидные поглотители времени. У не очень организованного человека может набраться до двух – трех часов в день таких не очевидных поглотителей.

Также в вашем списке появятся и очевидные поглотители времени. Такие, как пустое ожидание не состоявшейся встречи, простаивание в пробке, просиживание без дела пока ваш ребенок занимается танцами. Также к очевидному поглотителю времени можно отнести пустую болтовню с коллегой по работе, которая мало того, что была «ни о чем», да еще и привела к необходимости задержаться на работе, так как из-за этого вы не успели сделать свою основную работу.

К сожалению, очевидные и не очевидные поглотители времени встречаются в нашей жизни на каждом шагу.

После того, как вы записали по времени все свои действия, необходимо внимательно проанализировать получившийся график. Вам необходимо выделить в нем промежутки времени, которые вы могли бы использовать на более полезные для вас вещи.

Ну, например, болтовня по телефону с подружкой в течение часа, - это, конечно, вещь приятная. Общаться все – таки нужно. Но, с другой стороны, в это время вы, к примеру, могли бы погладить белье или приготовить ужин. А если бы вы совместили общение, с помощью телефонной фурнитуры, и глажку белья – у вас бы высвободился целый час, который можно было потратить на другое приоритетное дело.

Ускорить процесс уборки в доме вам помогут наши советы: Лайфхаки для домохозяек: быстрая уборка в доме .

То же самое и в отношении рабочих обязанностей. Проанализируйте, что помешало вам выполнить в срок свою работу? Я не думаю, что у вас слишком высокая нагрузка на работе, скорее всего, вы просто слишком часто отвлекались на другие действия, которые и помещали вам сделать то, что нужно.

Распределяем свое время и учимся концентрироваться на одном действии

Десять дел одновременно сделать не получится. Как бы вы не старались. Это просто невозможно. А вот распределять основные рабочие и домашние обязанности по времени, вполне по силам любому человеку вне зависимости от его возраста.

И так, свои приоритетные дела вы уже сформулировали. Следующим шагом их необходимо распределить по времени, по – возможности совмещая нужные и приятные действия.

К примеру. Вам очень нравится читать книги и активно двигаться. Но времени на спокойное чтение катастрофически не хватает. Так почему бы не заменить чтение книг на их прослушивание, благо, Интернет ресурсов, предлагающих аудио – книги, очень много. На таких ресурсах можно найти все, от художественной литературы до учебных материалов и семинаров. Лично мне очень удобно совмещать дорогу на работу, - двигательная активность, позволяющая проходить 10 000 шагов и более и прослушивание книг. Час – полтора в день такой активности позволяет не только поддерживать свой вес в норме, но и слушать 15 – 20 книг в год! А это и расширение кругозора, и наполнение словарного запаса, да и рост уровня интеллекта. То есть сплошные плюсы!

Замена художественной литературы на учебные материалы по своей специальности, позволяет мне поддерживать свои профессиональные качества и постоянно повышать уровень своей квалификации.

Для студентов такой способ изучения нового материала тоже станет отличным подспорьем – откажитесь от слушания музыки в пользу прослушивание учебников, и готовиться к экзаменам станет на порядок проще.

Моя подруга, большая любительница рукоделия, совмещает занятие вышивкой и вязание с прослушиванием книг. За два года не только всю литературу из школьной программы прослушала, но и увлеклась историческими рассказами и расследованиями. Сейчас – сплошной кладезь исторических фактов. Умудряется простую прогулку по лесу превратить для нас в занимательную и познавательную экскурсию.

То же самое касается изучения иностранных языков. Зная, к примеру, что через пол – года вы поедете в отпуск в Италию, с помощью аудио – учебника с разговорным итальянским языком, прослушивая его в течение часа каждый день или два – три раза в неделю, можно выучить запас слов, достаточных для бытового общения.

Время, которое вы тратите на дорогу на работу и домой. Вполне возможно, что на общественном транспорте, или даже пешком, добраться до работы будет гораздо быстрее, чем через все пробки. Конечно, в идеале, попробовать поговорить со своим работодателем и попытаться немного сместить время работы в более раннее или более позднее начало работы. Смещение начала рабочего дня на 30 – 40 минут в ту или иную сторону может оказаться достаточным, чтобы тратить на дорогу в два раза меньше времени.

В отношении работы

Время, которое вы тратите на пустую болтовню с коллегами, или на продолжительные и непродуктивные совещания, вы могли бы потратить на основную работу. Установление приоритетов в выполнении своих обязанностей и выполнения сначала важной и нужной работы, а потом остальной, позволит не нарушать сроки и вовремя уходить домой.

А уж способность концентрироваться на основных процессах, не распаляясь по мелочам и не особо нужным действиям, нацеленность на результат, а не на сам процесс выполнения работы, сделает из вас просто незаменимого работника.

В отношении домашних забот

Вечерний просмотр телевизора, как мне кажется, вполне можно заменить на чтение книг или занятие хобби. Или, что уж точно будет гораздо полезнее, - на общение с детьми или прогулки на свежем воздухе.

В принципе, сидение у телевизора явно не является той ценностью, ради которой вы живете.

Если уж сильно хочется посмотреть новый фильм или интересную передачу, совместите этот процесс с той же глажкой белья, приготовлением пищи, или занятием хобби, которое не требует полноценной отдачи или концентрации.

Но вот совмещать просмотр телевизора с учебой или выполнением рабочих обязанностей уж точно не стоит, - результат будет плачевным, да и сконцентрироваться на основной работе вы не сможете.

1. Не пытайтесь совмещать несовместимые дела. Такие, как просмотр телевизора и изучение нового учебного материала.
2. Совмещайте дела, которые можно совместить. Такие, как прослушивание аудио – книг и ходьба на работу, аудио – изучение иностранного языка и вязание, общение с подругой по телефону и приготовление пищи или мытье посуды, или глажка белья. Прогулка с ребенком, и рассказывание ему интересной или поучительной истории, или заучивание таблицы умножения…
3. Старайтесь пресекать пустую трату времени, которая не принесет вам ни морального удовлетворения, ни пользы для собственного развития.
4. Старайтесь не заниматься делами, которые не приносят вам пользу.
5. Учитесь концентрировать свое внимание на одном процессе или деле, которое нужно довести до конца. Такое умение позволит вам и в срок выполнять свою работу, и выделять дополнительное время на вещи, которые вам действительно нужны и интересны.

По большому счету, для того, чтобы все успевать на работе и дома, вам необходимо предпринять всего четыре шага: понять, что для вас наиболее важно, постараться исключить из своей жизни ненужные поглотители времени, рационально распределить свое время, и постараться максимально заполнять свободное время важными и нужными для вас действиями.

Секрет успеха прост: не тратьте время на пустяки, и вы все будете успевать!

Чтобы все успевать, необходимо научиться выделять самое важное. Если вы будете делать домашние дела бессистемно, вы будете очень сильно уставать, но самые важные дела при этом будут оставаться несделанными. Заведите ежедневник, в котором обозначьте то, что нужно сделать обязательно, а второстепенные обязанности распределите на менее загруженные дни.

Совмещайте сразу несколько дел – так вы и быстрее закончите, и меньше устанете, т.к. постоянно будете переключаться на разные виды деятельности. Во время разговора по телефону можно протирать стекла и поливать цветы, а пока варится суп – доставайте и развешивайте постиранное машиной белье.

Привлеките к работе домочадцев

Обязательно делегируйте часть обязанностей на своих домочадцев. Дети вполне могут сами собирать игрушки, пылесосить, стирать пыль, ухаживать за домашними питомцами. Мужу можно поручить выносить мусор, мыть посуду после ужина, отводить детей в секции. Составьте для своих близких график и напоминайте им об обязанности помогать вам по дому.

Не покупайте детям слишком много игрушек. Машинки и роботы очень быстро ломаются и уже через пару дней после покупки по всей квартире валяются мелкие пластмассовые запчасти. Лучше приобретайте развивающие игрушки: конструкторы, настольные игры, наборы для детского творчества. И приучите ребенка содержать их в порядке после игры.

Берегите время

Проведите в своем доме ревизию и избавьтесь от всего, что требует особого ухода, мытья и чистки. Десяток статуэток и вазочек на полке нужно еженедельно протирать от пыли. А они действительно вам так уж нравятся? После использования кухонного комбайна уходит масса времени на его мытье. Может стоит приобрести более эргономичную модель? Избавьтесь также от различных ковриков и накидок – они только собирают пыль.

Подумайте о том, как максимально автоматизировать и упростить домашнюю работу, используйте достижения прогресса. Например, зачем ежедневно стирать кучу ползунков, если существуют памперсы? И не бойтесь стирать в машине детское белье – при использовании специальных режимов и дополнительного полоскания это вполне безопасно для .

Не добивайтесь идеальной чистоты

Квартира – не музей и не операционная, не стоит добиваться идеальной чистоты. Существует множество более важных вещей – хорошие отношения с домочадцами, совместный досуг. Не забывайте заботиться и о себе. Помните – вашему мужу и детям нужна не загнанная на ниве дел женщина, а красивая и добрая мама и жена!

Видео по теме

Ведение домашнего хозяйства всегда отнимает то время, которое могло быть потрачено на учебу, спорт, заслуженный отдых или общение с детьми. Чтобы не стать рабом пыли и грязных тарелок, необходимо создать удобный график для домашней работы, не поступаясь при этом чистотой и порядком в доме.

Вам понадобится

• - ежедневник;
• - набор чистящих средств;
• - бытовая техника.

Инструкция

Равномерно распределите нагрузку по дням недели. Например, выделите отдельный день для большой стирки, глажки и закупки продуктов с долгим сроком хранения. На выходных можно заняться починкой одежды и пришить все оторвавшиеся за неделю пуговицы. Так дела не будут отнимать столько времени, как если бы все они были запланированы на один день. Составив подробный график, придерживайтесь его: к отложенным на потом накопившимся делам будет сложно приступить.

Не забывайте о каждодневных хлопотах. Пыль имеет свойство накапливаться, поэтому, регулярно проходясь тряпкой по книжным полкам и сразу раскладывая вещи по местам, вы освободите себя от ненужно и трудоемкой работы в конце недели. Особенно важно следить за , и сантехникой, где застывшую грязь и жир будет трудно удалить. Оставьте необходимое время для готовки. Полуфабрикаты могут значительно облегчить жизнь занятого человека, но при этом нанесут непоправимый удар вашему желудку. Помните, что продукты должны быть не только качественными, но и свежими. Овощи и фрукты лучше покупать понемногу, но каждый день после работы.

Делайте генеральную уборку несколько раз в год. Лучше всего приурочить это мероприятие к смене сезонов. Во время генеральной уборки стоит хорошо помыть все окна в доме, почистить и убрать в дальнюю часть шкафа теплую верхнюю одежду и обувь, выстирать шторы и диванные покрывала. Разберите вещи, хранящиеся в самых дальних

Современный высокоскоростной ритм жизни диктует свои правила, главное из которых - сделать как можно больше дел. Но как все успевать , когда нужно и работать, и следить за домашним хозяйством, а вдобавок к этому еще хочется выделить время на свои хобби и увлечения, да и просто отдохнуть? Из-за того, что зачастую получается далеко не все из того, что планировалось, возникает разочарование, недовольство собой, а через некоторое время накапливается и хроническая усталость.

Кроме того, согласно статистическим данным, почти 30% взрослых работающих женщин вынуждены более трех раз в неделю задерживаться в офисе или доделывать текущие дела дома. Понятно, что это идет в ущерб остальным сферам жизни, и как бы ни была любима работа, рано или поздно такое положение дел надоест или даже станет причиной депрессии. Тем не менее, специалисты дают ряд рекомендаций, благодаря которым можно научиться грамотно планировать свое время и свести проблемы с его нехваткой к минимуму.

Как начнешь, так и закончишь

Решение вопроса как все успевать , по мнению психологов, нужно начать с того, что обратить внимание на то, как начинается рабочий день. Замечено, что те люди, которые опаздывают на службу, не успевают справляться со своими должностными обязанностями чаще. За утренним опозданием практически неизбежно следуют долгие перекуры, задержки возвращения с обеденного перерыва… Но дело здесь не только в и компетентности. Даже если человек сам осознает свою вину, он стремится загладить ее в глазах руководства и коллег, хватаясь за несколько дел одновременно, либо пытаясь выполнять их настолько старательно, что, наоборот, совершает огромное количество ошибок.

Как все успевать : распределяем время

Один из главных секретов того, как все успевать на работе, это планирование. Лучше всего каждый день заранее составлять план того, что необходимо выполнить к вечеру. Это можно делать либо дома, либо придя пораньше утром в офис. Также желательно проанализировать, сколько времени (вплоть до минут) ежедневно расходуется на разговоры, телефонные звонки, не относящиеся к работе, и решение иных вопросов личного характера. При этом в список важных дел, обязательных к выполнению, рекомендуется вносить не более 6-7 пунктов, расценивая свои силы рационально. И для тех из них, которые имеют самое большое значение, следует отводить первую половину дня, так как именно примерно до обеда у людей отмечается максимально высокая работоспособность.

Правильная организация

Так же часто можно заметить, что многие женщины не способны правильно организовать свой рабочий процесс. Они открывают на компьютере сразу десяток программ, в нужности которых нисколько не сомневаются, как и в том, что у них просто по определению не может быть мало обязанностей. Психологической чертой таких девушек можно назвать излишнюю ответственность, а также неумение (либо отсутствие желания) делегировать свои задачи. Так, данная проблема часто наблюдается у руководителей, менеджеров среднего и высшего звена и в основном является следствием банальной неуверенности в себе. На самом же деле ничего страшного не случится, если она передаст часть своих обязанностей, пусть и вместе со знаниями, кому-то еще.

Имитация работы

Еще одна распространенная ситуация - когда человек только создает видимость собственной занятости, в то время как на самом деле работы у него не так много. Это также имеет под собой психологическую подоплеку и является выражением желания продемонстрировать собственную важность и незаменимость. Серьезным недостатком таких работников, особенно если они занимают руководящие посты, является то, что они склонны менять свои решения и задания, а также могут расценивать результат их выполнения не по качеству, а по тому количеству времени, сколько у подчиненного было на него потрачено. В итоге они могут манипулировать коллегами, заставляя их также перерабатывать, а в противном случае чувствовать свою вину. На самом же деле сотрудник, который успевает справляться со своими обязанностями в урочное время - просто хороший работник, который ни в коем случае не должен жертвовать своим временем ради удовлетворения чьих-то амбиций.

В целом можно дать несколько коротких, но очень важных рекомендаций, как все успевать и на работе, и дома.

1. Превыше всего следует ставить собственное самочувствие, и если усталость слишком сильная, но было желание, например, приготовить что-то вкусное на ужин, лучше ограничиться простым блюдом, но пораньше лечь спать и подольше отдохнуть.

2. Сон - вообще один из главных секретов хорошего самочувствия и .

4. Между выполнением разных дел обязательно нужно делать перерывы продолжительностью в несколько минут. За это время можно прогуляться или просто посидеть с закрытыми глазами.

5. Повысить производительность помогает и правильная организация рабочего пространства, когда все нужные предметы и документы находятся под рукой и их можно быстрей отыскать.

6. Чтобы рутинная, но необходимая работа не так утомляла, можно добавить некоторые развлечения: например, делать короткую зарядку, открывать окно и впускать в помещение свежий воздух, либо просто слушать приятную позитивную музыку (лучше, конечно же, в наушниках, чтобы никому не мешать).

Мария Соболева

Как все успеть в рабочий день?

Как все успеть на работе - кто из нас не задавал себе такой вопрос, пытаясь справиться с кучей дел. Почему некоторые умудряются выполнить в течение рабочего дня все задания? Мы поделимся секретами эффективного планирования - расскажем, зачем выделять приоритетные задачи, почему нужно «съедать лягушку» и кто такие «пожиратели вашего времени».

Можно ли все успеть в рабочий день?

Чтобы все успевать, нужно владеть хотя бы азами тайм-менеджмента, учиться рационально распределять свое время, выделяя главное и не размениваясь на второстепенное.

Сложно ли это? Мы расскажем о секретах успешного планирования и некоторых хитростях, используя которые, вы узнаете, как все успеть на работе, причем с гораздо меньшими усилиями.

«Пожиратели времени»

Проанализируйте, куда уходит ваше время. Составляете отчет, но при этом постоянно пытаетесь контролировать входящую почту и еще отвечать на сообщения?

Сосредоточились на составлении коммерческого предложения, а шеф подкинул срочную, на его взгляд, работу и вы разрываетесь между двумя задачами?

Или просто любите в процессе работы заглядывать в новостную ленту - надо же знать, что происходит в мире!

Переписка в скайпе, разговоры с коллегами, откладывание дел на потом - вот они, реальные «пожиратели вашего времени». Проанализировав, на чем вы теряете рабочие минуты, подумайте, как исправить ситуацию.

Составьте таблицу из трех колонок: в 1-ой укажите время (например, 8.30-9.30), во 2-ой колонке - задание, которое успели выполнить за этот период, в 3-ей - ваши заметки. В конце рабочего дня сделайте анализ своей работы и выясните, насколько эффективно потрудились.

Часто ли отвлекались, можно ли было кому-то поручить эту работу или вообще отложить ее по степени важности на потом. Анализируйте не меньше 3 рабочих дней подряд, результат вас удивит.

У вас есть план?

Если вы всерьез задумались, как все успеть в рабочий день, без планирования вам просто не обойтись.

С утра этим заниматься бесполезно. Выделите в конце работы время для того, чтобы оценить, что вы сегодня успели сделать, какие дела придется доделать завтра и каким образом их лучше распределить.

Вот одна из методик планирования: делим задачи на жесткие и гибкие. Жесткие задания строго привязаны к определенному времени - например, в 10.00 и в 16.00 у вас обязательные планерки у начальника.

А в 14.00 — непременное повышение квалификации сотрудников - тренинг либо семинар. А еще вы заранее запланировали встречу с клиентом - на 12.00.

Эти жесткие задачи вы обязаны выполнить в указанное время. А вот блоки между ними используйте для решения гибких заданий: работу над проектом, над отчетностью, подготовку необходимых документов, ответы на корреспонденцию.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют: не знаете, как все успеть в рабочий день - распланируйте дела на неделю вперед, ведь не все задания могут быть выполнены за один день. А так вы будете видеть перспективу и делить большой объем работы на части.

Но планирование каждого рабочего дня тоже поможет оптимально распределить задания. Оно будет уже более конкретным. Это поможет не только распланировать, но и полюбить свою работу .

О поедании лягушек и слонов

Съесть лягушку - значит решить какой-то быстрый, но не слишком приятный вопрос. Поставьте себе цель каждое утро «питаться» хотя бы парочкой земноводных - это может быть звонок несимпатичному вам клиенту, разбор скопившихся документов, разговор с коллегой о его невыполненной доле работы в проекте.

Разберитесь с неприятными делами с утра и увидите — день как-то сразу заладится.

Есть еще метод под названием «швейцарский сыр» - подходит для выполнения больших по объему задач, где последовательность действий не слишком важна.

Пишите внушительный по размеру отчет - начните с самых простых для заполнения разделов, через какое-то время разберитесь со следующим. Таким образом вы как бы «выгрызаете» дыры в крупной сырной голове, постепенно приближаясь к завершению процесса.

А вот «Метод слона» подойдет, если задание большое, но выполнять его нужно в строгой последовательности. Тогда режете тушу на куски («бифштексы») и «поедаете» гиганта частями.

Сортируем дела по важности

Все дела не могут быть одинаково важными. Нельзя помещать в один список подряд задачу дозвониться до неуловимого коммерческого директора, навести порядок на рабочем столе, заказать канцтовары и подготовить информацию директору для вечерней планерки.

Выделите приоритетные задачи на сегодня и займитесь их выполнением. Кстати, даже в век гаджетов список дел лучше писать на бумаге или печатать на принтере, поместив его перед глазами. Компьютерный вариант может подвергнуть вас искушению попутно проверить почту, заглянуть в соцсеть и ответить на сообщение в скайпе.

Сомневаетесь, чему отдать приоритет? А вы спросите себя - какие задачи я бы выполнил в первую очередь, если бы знал, что в 18.00 свет в офисе выключается?

Организация рабочего времени

Несколько советов от профессионалов тайм-менеджмента помогут вам ответить на вопрос, как все успеть в свой рабочий день:

• стрессы на работе используйте во благо, как дополнительную мотивацию, не разрешая ему выбить вас из колеи;

• попробуйте завести обычный будильник, который прозвенит ровно через 100 минут, а вы должны за это время успеть справиться с составлением важного документа. И старайтесь уложиться в отведенный срок;

• скажите себе: в почту я загляну только через полтора часа, когда закончу этот раздел;

• аналогичные задания объединяйте в блоки: обзвон клиентов, работа с документами, обсуждение проблем в работе над проектом с коллегами;

• устанавливайте реальные сроки выполнения задач, чтобы избежать аврала и перенапряжения. Но и затягивать не стоит, расслабленность реально расхолаживает;

• на утро, когда продуктивность труда выше, планируйте самые сложные и важные дела;

• следуйте «правилу 3-х минут»: не зацикливайтесь на мыслях о том, как вам не хочется что-то делать, а просто начните выполнять это задание. Сначала делайте как бы на автомате, словно выполняя приказ командира в армии (там ведь не рассуждают). После 3-х минут вы увлечетесь процессом и сумеете довести дело до конца;

• попробуйте каждую свободную минуту использовать с пользой: рассортируйте документы по папкам, подшейте отчеты, просмотрите статью в журнале;

• во время выполнения очень важной работы отключите телефон - звонок или смс-сообщение отнимут у вас от 10 до 30 секунд драгоценного времени плюс на включение в процесс заново уйдет не менее минуты;

• учитесь концентрации - представьте, что через 2 недели вам нужно уезжать в командировку, но до этого вы обязаны завершить определенный объем работы;

• определите свои периоды активности - когда ваш организм способен оптимально справляться с нагрузкой и планируйте самую сложную работу на эти временные отрезки;

• чередуйте отдых с работой - делайте перерывы, иногда просто меняйте вид деятельности.

Как все успеть на работе - задача выполнимая, если поставить себе такую цель и использовать проверенные опытом советы по организации рабочего времени.

Забирай себе, расскажи друзьям!

Читайте также на нашем сайте:

Показать еще