Шаблон письма об изменении банковских реквизитов. Уведомление контрагента об изменении реквизитов

Волосы

Каждая компания при регистрации получает определенный набор реквизитов, которые указываются в ее учредительных документах и необходимы для совершения большинства операций. Если эти данные изменяются, компания должна уведомить об этом своих партнеров и клиентов, государственные структуры и контролирующие органы. Сделать это можно с помощью информационного письма о смене реквизитов.

Из статьи вы узнаете:

Когда составляют письмо уведомление о смене банковских реквизитов?

Любая организация в ходе своей деятельности взаимодействует с другими физическими и юридическими лицами. Для того чтобы у всех членов коммуникации была возможность быстро и точно идентифицировать компанию, ей необходим перечень уникальных данных - реквизитов. Они позволяют найти предприятие в государственном реестре и получить необходимые для совершения многих операций сведения. Если же по той или иной причине (смена адреса, заключение договора об обслуживании с новым банком) эти сведения меняются, компания обязана сообщить об этом своим контрагентам, клиентам, заказчикам, партнерам и кредиторам. Для этого юристу организации необходимо составить письмо уведомление о смене банковских реквизитов и направить его в адрес всех участвующих в деятельности предприятия сторонних учреждений.

Общие реквизиты<

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика;
ОГРН - основной государственный регистрационный номер;
юридический адрес;
физический адрес;
почтовый адрес;
ОКВЭД - код Общероссийского классификатора видов экономической деятельности;
ОКАТО - код классификатора объектов административно-территориального деления;
ОКПО - код Общероссийского классификатора предприятий и организаций;

Банковские реквизиты

КПП - код причины постановки на учет;

сведения об уполномоченном банке (наименование, местонахождение);

БИК - банковский идентификационный код банка плательщика;

расчетный счет;

корреспондентский счет;

Если эти данные меняются, компания обязана разослать информационные сообщения о смене реквизитов всем предприятиям, с которыми ведутся дела. В обязательном порядке такое уведомление направляется контрагентам. Это условие, как правило, фиксируется в договоре об отношениях сторон. Такая обязанность регламентируется Гражданским кодексом РФ. Если изменения коснулись счетов предприятия, то информирование налоговой службы берет на себя банк.

Составление информационного послания занимается секретарь компании или ее юрист. В некоторых случаях уведомления подготавливаются непосредственно руководителями и сотрудниками организационных подразделений, работающих с контрагентами напрямую.

Как правильно составить информационное письмо о смене реквизитов?

Информационное письмо о смене реквизитов не имеет унифицированного образца, предусмотренного законодательно. Отправитель составляет его в свободной форме с учетом собственных потребностей и задач. Тем не менее, при оформлении и составлении документа следует придерживаться существующих норм и стандартов в сфере делопроизводства.

Для официального уведомления используется фирменный бланк организации или стандартный лист формата А4. Если действующие в компании правила делопроизводства подразумевают использование бланков для информационной корреспонденции, предпочтительнее использовать форму, утвержденную локальным нормативным актом. Это придает обращению солидности и подкрепляет его официальный характер.

Письмо уведомление о смене реквизитов составляется по образцу информационного делового письма (при наличии утвержденной формы в действующей инструкции по делопроизводству). Если такого образца не существует, необходимо следовать нормам деловой переписки.

Написание уведомления от руки допустимо, но лучше напечатать его на компьютере. Печатный текст читается и воспринимается легче чем рукописный. Подпись руководителя компании-отправителя должны быть собственноручной. Для всех посланий подобного рода (кроме официального информационного письма контрагентам о смене банковских реквизитов) заверение печатью не обязательно.

Документ может быть оформлен в нескольких экземплярах для всех заинтересованных сторон. Обращение регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Подобная запись может понадобиться, например, при возникновении разногласий с контрагентами.

Тон письма должен соответствовать деловому стилю, быть вежливым и корректным. Соблюдение правил русского языка при составлении официальных документов - одно из непременных условий.

Читайте также:

Оформление реквизитов и бланков документов в госорганах

Обязательные реквизиты информационного письма

Как и любой другой официальный документ, информационное письмо содержит ряд обязательных атрибутов, которые придают ему юридическую силу. Документ, как правило, состоит из двух частей: шапки со сведениями об отправителе и адресате и основного текста.

Шапка письма уведомления о смене реквизитов

Сведения об отправителе указывают в левом верхнем углу бланка. Необходимо вписать:

полное наименовании организации (в соответствии с уставом);

юридический адрес;

контактные данные (адрес и телефон для связи).

Официальные бланки компаний зачастую содержать все необходимые сведения, что лишает отправителя необходимости вписывать их вручную.

В правом верхнем углу располагаются сведения об адресате:

наименование получателя;
адрес (включая индекс);
должности, фамилия, имя и отчество инициалы лица, к которому напрямую обращается составитель;

Чуть ниже по левой стороне проставляется дата составления письма и его идентификационный номер в журнале регистрации.

По центру листа помещают название вида документа (Информационное письмо о смене реквизитов), выполняющее в данном случае роль краткого заголовка.

Текст информационного письма

В первую очередь до получателя доносят сведения о факте смены реквизитов. Далее необходимо сообщить, какие именно данные поменялись и когда прежние сведения утратили значение. В некоторых случаях указывают причину свершившихся перемен, например, смену адреса.

Затем необходимо указать новые данные с учетом всех изменений.

Далее составителю рекомендуется обозначить все имеющиеся у него просьбы, касающиеся прошлых и будущих документов (применить изменения, внести правки в документацию). Если уведомление составляется для контрагентов, важно указать точную дату отправки дополнительного соглашения к договору, в котором регистрируют новые данные. В этом случае также важно указать, что смена реквизитов не отменяет и не изменяет правовые обязательства сторон договора.

Если к посланию прикладываются дополнительные материалы, их необходимо перечислить в списке приложений в конце основного текста с указанием количества листов. При необходимости, перечень можно дополнить краткими пояснениями.

После основного текста следует подпись составителя с расшифровкой и наименованием должности. Составителем может выступать руководитель компании, его заместитель или делопроизводитель.

Информационное письмо об изменении реквизитов: образец оформления

К оформлению писем уведомлений необходимо подходить с большой ответственностью. Во-первых, служебные документы - это лицо организации, по ним судят о компании в целом. Грамотно составленное официальное обращение способно повысить авторитет учреждения, вызвать уважение в кругу бизнес-партнеров. Во-вторых, предметом такого уведомления являются идентификационные данные компании. Ошибка в тексте сообщения может вызвать печальные последствия: от отправки важной корреспонденции на старый адрес до перечисления денежных средств не устаревший номер счета.

Письмо уведомление о смене реквизитов: образец

Именно поэтому к оформлению официального информационного письма необходимо относиться также серьезно как к соглашению или контракту.

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика. Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

наименование;
ИНН и КПП;
ОГРН;
место нахождения;
почтовый адрес;
сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

расчетный счет;
наименование банка;
корреспондентский счет.

Образец письма об изменении банковских реквизитов

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
Название документа.
Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
Сообщение о новых данных.
Дата, с которой изменения вступают в силу.
Дополнительная информация.
Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Форма письма для заполнения

Как составить уведомление

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
день, когда закрылся старый счет;
день, когда открыт новый счет;
дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;
сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Скачать бланк уведомления об изменении банковских реквизитов

Скачать заполненный образец уведомления о смене реквизитов

Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется

После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.

Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю , в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.

Пример уведомления о смене реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»

ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346

юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,

ул. Интернациональная, 29

Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.

О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.

Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное .

Генеральный директор А.А. Галевская

Когда составлять уведомление о смене реквизитов

Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.

Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.

Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов

Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.

При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена или даже . Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.

Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.

Когда компания перестает пользоваться услугами прежнего банка и открывает счет в новом, она обязана предупредить контрагентов. Партнерам и клиентам компании направляют письмо о смене банковских реквизитов организации, образец такого письма скачивайте в приложении.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

При заключении договора обе стороны сделки указывают сведения о себе, в частности, банковские данные. Это необходимо для безналичных взаиморасчетов с контрагентом. Также в договоре отмечают, в каком случае участник сделки должен направить уведомление об изменении банковских реквизитов. Так, при смене банка уведомление о смене реквизитов отсылают бизнес-партнерам и клиентам компании, а также в госорганы. Чтобы правильно составить документ, воспользуйтесь образцом письма о смене банковских реквизитов организации.

Письмо о смене банковских реквизитов направляют всем контрагентам компании

Уведомление о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. В отношении этого документа действуют правила . Письмо об изменении банковских реквизитов направляют на адрес места нахождения исполнительного органа контрагента. При отправке необходимо сохранить доказательства того, что компания отослала уведомление. Если в компании ведут регистрацию исходящей корреспонденции, письмо нужно зарегистрировать в журнале.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов направляют:

бизнес-партнерам компании,
клиентам,
поставщикам,
заказчикам,
иным контрагентам компании.

Компания в обязательном порядке извещает контрагентов о смене реквизитов. В частности, эту информацию нужно направить в госорганы, для которых она необходима. Однако налоговую об изменениях извещает банк, а не сама компания.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Образец письма о смене реквизитов банка поможет правильно составить извещение

Подготовкой письма о смене реквизитов банка занимаются сотрудники, которые отвечают в компании за отправку юридически значимой корреспонденции. Обычно такие документы оформляет юридический отдел. Но такие обязанности могут доверить и делопроизводителям компании и т. п. Чтобы ничего не упустить, можно использовать образец, как написать письмо о смене банковских реквизитов.

Укажите обязательные данные в уведомлении об изменении банковских реквизитов

У письма о смене банковских реквизитов нет единой утвержденной формы. Документ составляют в свободной форме. Тем не менее, есть сведения, которые обязательно должны присутствовать в тексте (см. образец уведомления о смене банковских реквизитов):

Назовите адресата сообщения. Пишут не только наименование контрагента, но и ответственное лицо, перечисляют имя и должность. Обычно уведомление адресуют главе организации-контрагента. Но может быть и иное лицо, которому следует направить письмо. Такое лицо контрагент указывает в договоре или сообщает о нем специально.

Отметьте дату и место составления документа.
Укажите наименование своей организации.
Сообщите, в чем состоят изменения и на основании какого документа их вносят. Поскольку данное письмо - об изменении банковских реквизитов, необходимо точно указать новые реквизиты. Поясните, что получатель письма должен сделать в связи с изменениями. Также укажите дату, с которой прежние реквизиты перестанут действовать.
Отметьте дату подписания письма, укажите ответственное лицо, от имени которого отправляют письмо. В документе должна быть его подпись. Например, в образце уведомления о смене банковских реквизитов организации указали генерального директора компании-отправителя.

Уведомление контрагентов о смене банковских реквизитов - обязанность компании, экземпляр документа понадобится направить каждому контрагенту.

Без письма об изменении банковских реквизитов нельзя потребовать неустойку за неуплату

Если компания своевременно не известит об изменении банковских реквизитов, она не сможет выиграть в суде спор об оплате, которую контрагент перевел на недействующий счет. Например, если контрагент выплатил в срок положенную сумму, но перечислил ее в соответствии с прежними реквизитами, компания не вправе требовать неустойку или иные штрафы за просрочку исполнения. Поскольку она не уведомила надлежащим образом о том, что средства следует направлять на новый счет, обязательство должника считают исполненным.

Поэтому компании необходимо направить контрагентам письмо о смене банковских реквизитов организации, образцом составления которого можно воспользоваться. Скачайте образец уведомления о смене банковских реквизитов и известите бизнес-партнеров и клиентов своевременно.

Вложенные файлы

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации.doc

Банковские реквизиты могут измениться по инициативе собственника счетов или же по независимым от него причинам. Например, номера счетов меняются при внесении изменений в правила ведения бухгалтерского учета банковскими учреждениями или по техническим причинам.

Если номер расчетного счета поменялся по инициативе банка, то налогоплательщик не обязан информировать об этом налоговый орган. Если же произошло расторжение договора об обслуживании банковского счета или заключен новый договор, то предприятие обязано уведомить об этом налоговую инспекцию . Такая обязанность предусмотрена статьей 32 Налогового Кодекса РФ. Налогоплательщик должен письменно уведомить налоговую службу об открытии и закрытии банковских расчетных счетов в течение 7-ми дней от даты открытия или закрытия. Образец уведомления о смене банковских реквизитов для налоговых органов имеет обязательную форму, утвержденную приказом ФНС от 21.04.2009 г.

Изменение реквизитов банковских счетов не требует согласования всеми сторонами договорных обязательств и внесения изменений в договор. Предприятию достаточно правильным образом уведомить своих контрагентов. В случае если кредитор не известил должников об изменениях в реквизитах, то должник имеет право совершать оплату на прежние счета, которые ему известны. В этом случае все связанные с такой оплатой трудности должен разрешать кредитор. Он не сможет требовать от должника оплаты долга на новый счет, если деньги не поступят, и взимать санкции за просрочку оплаты. При изменении реквизитов счетов рекомендуется как можно раньше сообщить обновленные данные контрагентам и контролирующим органам.

Особенности оформления писем о смене реквизитов

При открытии другого расчетного счета предприятию достаточно прислать своим партнерам информационное письмо об изменении банковских реквизитов. В некоторых случаях, например, когда суммы сделок очень большие, можно оформить дополнительное соглашение к основному договору для того, чтобы быть точно уверенными, что контрагент знает об изменениях, однако, делать это не обязательно. Оформление дополнительного соглашения является обязательным только в том случае, если такая обязанность прописана в основном договоре. Письмо о смене реквизитов направляется партнерам в случае изменения таких данных:

названия предприятия;
кода предприятия;
расчетного счета;
наименования банка;
кода МФО банка.

Данный документ составляется индивидуально для каждой ситуации. Законодательством не предусмотрено конкретной формы документа, однако, образец письма о смене банковских реквизитов организации имеет обязательные для всех случаев элементы.

Письмо составляется на фирменном бланке, обязательно указывается дата составления и исходящий номер.
Указывается адресат – название фирмы-контрагента.
Желательно лично обращаться к каждому из партнеров, для чего пишется фамилия имя, отчество и название должности руководителя.
Далее оформляется текст письма с указанием новых актуальных данных и объяснением причин их изменения.
Целесообразно также отметить в тексте, что изменение банковских реквизитов не влияет на партнерские взаимоотношения, не изменяет и не отменяет обязанности сторон и указать дату, с которой перестает действовать старый банковский счет.
В конце ставится подпись, указывается должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего уведомление.

Письмо можно вручить лично или отправить по почте с уведомлением. Так как письмо является односторонним документом, то у поставщика должно быть подтверждение того, что покупатель его получил. Если оно вручается лично или через канцелярию контрагента, то нужно предусмотреть чтобы на втором экземпляре была проставлена отметка о получении письма.